In een vorige blog heb ik reeds het begrip IT-infrastructuur gekaderd. Wie dit wil nalezen kan op de link klikken. Nu is het de moment om hier meer mee te doen en dus te starten met optimalisatie.
Wat is optimalisatie?
Het doel van optimalisatie is dat er een voordeel voor de ondernemer is, dat er vroeger niet was. Dit kan een kostenbesparing zijn, maar kan net zo goed een verbetering in een proces zijn dat een kleinere foutenmarge heeft of tijdsbesparing oplevert. Om goed te optimaliseren moet je de normale zaken eens in vraag stellen. Het gebruik van toestellen of programma’s maar net zo goed de manier van werken. Bij GCConsultancy concentreren we ons op alles wat met ‘administratie en computer’ te maken heeft.
Moet ik dan nog meer investeren?
In eerste instantie zal het proces om alles te herbekijken en te evalueren extra tijd (en eventueel extra mensen) vragen. Dit is dus op zich inderdaad een extra kost. Hoewel het de bedoeling is dat er een structurele verandering gebeurt en die zal dan afhankelijk van de ingreep op relatief korte termijn al vruchten afwerpen. Het kan ook zijn dat er extra investeringen nodig zijn in apparaten, programma’s of opleidingen. Deze zorgen er dan voor dat je leven als bedrijfsleider een stuk gestroomlijnder verloopt. In vele gevallen kan goed advies je ook helpen om bestaande programma’s anders te gebruiken en daardoor extra kosten te vermijden.
Leg dit eens uit met een aantal voorbeelden!
Het is niet evident om uit een hele waaier 2 voorbeelden te nemen, maar ik doe het toch maar…
E-mail : Voor velen een noodzakelijk kwaad, voor anderen een goudmijn.
Als volgende uitspraken je op het lijf geschreven zijn, dan is er mogelijkheid tot optimalisatie. Pfff elke mail die zie ik minstens 2 keer en al die spam moet ik op elk toestel verwijderen! Altijd als ik ergens zit, dan heb ik juist geen toegang tot wat ik nodig heb in mijn mailbox!
Mits een goede configuratie van je e-mail, heb je steeds op elk toestel de mail die je wil snel ter beschikking. Een paar kleine ingrepen en een gedragsverandering kunnen je pakken tijd (en dus ook geld!) en frustratie besparen. Op elk toestel toegang tot de juiste informatie geeft je bedrijf een heel professioneel imago!
Offertes bespreken en opvolgen: Voor velen een papierslag, voor anderen een staaltje van dossierbeheer.
Het opmaken van een offerte is voor elke sector net iets anders en ook elke bedrijfsleider heeft zijn eigen voorkeur. Los van al deze verschillen, zou er één constante moeten zijn en dat is de onmiddellijke beschikbaarheid.
Op om het even welk moment en welke plaats zou je toegang moeten hebben tot de gegevens van een offerte. Een degelijke scanner is in sommige situaties dan wel een noodzaak. Niets zo professioneel als een ‘leverancier’ die onmiddellijk alle juiste informatie bij de hand heeft. Dit is perfect op te lossen met opslag op de ‘cloud’ (dropbox, onedrive, google drive, eigen ruimte) of met een folder-beheer in je e-mail.
Ja ik wil hier nu al meer over weten!
Wat kan jij voor mij doen?
De eerste stap is reeds gezet, je hebt al interesse om je processen te verbeteren! De volgende stap is om eens iemand anders kritisch naar jouw processen te laten kijken. Ik kan samen met jou het gebruik van informatica binnen jouw bedrijf eens grondig evalueren. Het voordeel is dat ik platform-onafhankelijk ben en ook voor mijzelf een configuratie heb opgezet over verschillende platformen. In veel gevallen kan mits een aantal kleine wijziging en het invoeren van (veelal gratis) programma’s al een serieuze tijdswinst van 2 à 4 uur per week worden bereikt.
Hoe gaat het nu verder?
Sta jij ook open voor verandering en verbetering en je wil graag geholpen worden door iemand die je daar graag en met kennis van zaken bij helpt? Zie je het zitten om één uur van je tijd te besteden om te ervaren of we samen jouw processen kunnen verbeteren?
Neem dan nu de tijd om op mijn contactpagina je gegevens in te vullen en ik bel je snel op om een afspraak te maken voor een gratis gesprek! Na het gesprek maak ik je dan een gepersonaliseerde offerte om de nodige aanpassingen in te voeren in jouw bedrijf.
Natuurlijk sta ik open voor verbetering!
Ik kijk er al naar uit om samen te werken!
Tot heel binnenkort,
Geert